仕事用MOLESKINEに無印良品の時計付箋紙を貼って、日々費やす時間の管理をはじめました。
かなりゆるーい感じの時間管理です。
ガチガチじゃない時間管理
スケジュール管理は「超」整理手帳で紙のスケジュールシートを使用中。タスク管理はToodledoでGTDの要になっており手放せない存在です。
Toodledoでは適正なタスク配分をするためにタスクごとに作業時間を見積もっていて、半日の中で無理なくやるべきことを実行しています。
見積もる時間はあくまで目安で、ガチガチに管理しないのがポイントです。無為に過ごす時間を少なくするためのものなので自分にとってはゆるい時間管理で十分です。
今日やることを書き出す意味
時計付箋紙のサイズは直径4cmで、写真の通りMOLESKINEポケットに貼ってもそんなに場所をとりません。
付箋紙の使い方は簡単で、朝一番にスケジュールとタスクリストを見ながら書き込んでいきます。スケジュールはミーティングや外出の予定を、タスクはToodledoの期日ビューで時間帯コンテキストで配分されているその日のタスクを書き出します。
この時点でその日使える時間にまだ余裕がありそうなら検索ビューでNextActionになっているタスクリストから適切なものをその日やるタスクに昇格させます。
書き出しの時間はだいたい15分くらい。
たったこれだけのことでその日やることと使える時間が可視化されるので、何となく今日のタスクに取り掛かってしまう、ということがなくなります。
これだけでも毎日朝一の15分を使う作業の意味は大きいといえます。
振り返りも簡単に
MOLESKINEに書かれる内容は、時計付箋の横にその日やることとその日の仕事メモ。使った時間については付箋紙に書かれた予定と実績のギャップを赤ペンで追記して分かるようにしてます。
これらの作業記録は振り返りもやりやすくなります。
自分の所属する部署では毎週グループミーティングで各自のテーマの進捗状況が共有されます。ミーティングでメンバーに伝えたいことはほとんどMOLESKINEに書いてあるので、この記録を活用して先週やったことをまとめます。
蛇足ですが、少し前の記事で紹介したようにノートメモはEvernoteに索引を作ることで検索性の低下を防いでいます。
GTDとアウトプットを意識した使い勝手重視のアナログメモ運用法 | mylifelog
さいごに
前はiPhoneアプリやウェブサービスで細かくログを取っていましたが、自分にとって得られるものとかかる手間のバランスがとれていないような気がしていました。
時計付箋紙を使った時間管理は仕事用メモノートの中で完結し、たいした手間をかけずに自分が取り組んだことを簡単に記録して着実に振り返りに活かせる方法なので、今のところ負担に感じることもなく続いています。一日の最初に貼って、後はサラサラと書き込むだけのお手軽管理◎
気になりそうなコストは30枚入り200円だから1枚当たり約7円で、仕事でのみ使うのであれば月に140円くらいでしょう。マクドナルドのSサイズコーヒー一杯分の計算なので個人的には全然気になりませんでした。
Moleskine Plain Notebook Pocket (Moleskine Classic)
posted with カエレバ
Moleskine Moleskine 2008–01–01