情報の媒体に注目して公私のGTDシステムを分けたら運用が快適になった

GTDシステムを仕事ではToodledo、プライベートはOmniFocusと使い分けるようになりました。

仕事とプライベートは完全に切り離して活動していて、この方式は想像以上に運用が快適です◎

ポイントは自分のライフスタイルにおける情報媒体に注目することでした。

GTDシステムの見極め

日々のやることやりたいことの管理はGTDの考え方に基づいて実践しており、GTDではそのフローを回すためのシステムは基本自由とされています。要はやりやすい方法でやってくれ、と。

今だとアナログのファイリングシステムだったり、スマートフォンやタブレット、MacだったりPCのようなデジタル機器を活用したシステムが挙げられるでしょうか。

そしてそれらへのアクセス手段はシステム毎の特性に依存します。

運用者がどの特性を重視するか、ライフスタイルとシステムの特性との相性の良し悪しを理解することがGTDシステムを見極めるときに重要となります。

自分の場合、

  • 重視する特性はGTD情報の一元管理のしやすさ
  • 自分のライフスタイルは「プライベート」「仕事」の2モード

が注目ポイントとして挙がりました。

プライベートはOmniFocus、仕事はToodledo

先のポイントに注目すると、一元管理のしやすさからシステムの運用にはデジタルが適しています。

また、ライフスタイル2モードでデジタルでのシステムを運用することになるので、各モードでどの媒体を通じてデジタル情報に触れることが多いのかを振り返ります。

そうすると、プライベートだとiOSデバイス、仕事だとPCが主な情報媒体となります。

上記媒体でGTDの中で肝になると言える「レビュー」が一番やりやすいシステムは何かを考えると、プライベートはOmniFocus、仕事はToodledoで運用するのが適しているという結論に落ち着きました。

要はいかにたくさんシステムと触れ合う機会を作れるか

プライベートではGTDのためにMacを使うことがまずありません。Macはほとんどが写真に関わる使い方で、GTDはiOSデバイスを介して実践するのがメイン。

OmniFocusはiPadアプリでのレビュー機能が特に優秀でGTDフローはiOSデバイスのみで十分回せちゃうという強みがあります。iPadであればタスクの一覧性も悪くありません。

また、仕事ではPCがメインであることと、ほとんど常にオンラインの環境であることが特徴です。

ToodledoはWebブラウザで使うのが一番融通が利いていることと、プロアカウントであれば暗号化オプションも設定できるので安心です。

GTDの目的は日々やらないといけないこととやりたいことをシステムに全部預けて、頭をスッキリさせて目の前のことに集中できる環境をつくること。

なので、いかに自然な形でシステムと触れ合う機会を増やして鮮度維持ができるかが重要です。

さいごに

先述の通り、プライベートと仕事は完全に切り離していることもあり、システムを分けたことで各モードで余計な情報が目に入らなくなりました。これが集中力を高めるのによい環境となっています。

ツールの習熟についても、もともとToodledoを利用していてその後OmniFocusに移行していたので使いこなすことに新しく時間を費やさなくてよかったことは幸運でした◎

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