Todoistでのタスク管理に欠かせないフィルター
学生時代から意識的に実践しはじめたタスク管理。
アナログからデジタルへ、そこから様々なWebサービスを転々とし、今はTodoistに落ち着いている。
色々なデバイスで同じ体験を得られるのと、凝りすぎていない程々の機能のバランスと、主張しすぎない見た目やインターフェースが気に入っている。
タスク管理するにあたって、提供機能であるプロジェクトとラベルとフィルターは一通り使っているが、あまり複雑な使い方をしているわけではない。
今回はその中でも特に便利だと感じて活用しているフィルターの機能について紹介したい。
Todoistに期待していること
最初に前提として自分がTodoistに期待していることを挙げておく。
- 頭の中にある気になることが洗い出せるツールであること
- 今何をしているか状態が把握できるツールであること
- 毎日使っていて苦痛に感じないツールであること
1つ目2つ目はGTDとかんばんの考え方が活かせることが条件になっている。
1つ目はiPhoneでもiPadでもWindowsでもMacでもChromebookでもアプリなりWebブラウザがあれば、状況に適した手段で気になることをすぐに登録できるしレビューもできる。基本はInboxにどんどん登録し、毎日毎週レビューの時間を確保して振り分けていく感じ。これは本記事では特にこれ以上触れない。
3つ目はツールとしては当然求められるものなので説明は割愛。少なくともTodoistは自分の使い方ではこの期待を満たしていた。
doingフィルターで今何をしているか状態を把握する
今回詳しく触れたいのは期待の2つ目。
ツールで「今何をしているか」を把握できることは、頭の中を限りなくシングルタスクで動かせるようにするための工夫でもある。
物事は複数並行して進んでいることがほとんどだけど、これを常に頭の中に留めているのは正直現実的ではないのは自分だけではないと思う。
なので、今手を着けるべきこと、着けているものは何なのか、レジューム状態からすぐに復帰出来るような仕掛けをフィルターを使ってやりくりしていて、名付けてdoingフィルター。式はラベルも使っているので先にラベルについて簡単にご紹介。
ラベルは「doing[自分]」「doing[自分以外]」の2つで、進行中のタスクについて誰がボールを持っているかでケースを分けている。納期はまだ先だけど事前に着手していていたり複数日取り組んでいるものなんかはこのラベルを付けることにしている。
フィルターの式は以下の通り。
(期限切れ | 今日) | (@doing[自分] | @doing[自分以外])
このフィルターは全体のタスクの中で、納期が期限切れと今日のもの、もしくはdoingラベルが付いているものを抽出している。
ここで抽出されたものは現時点で何か取り組んでいる、または取り組まなくてはならないもので、タスクは以下のように並んでいる。
- 納期が切れているもの
- 納期が今日で、かつ今取り組んでいるもの
- 納期が今日のもの
- 納期はまだ先だけど現在着手しているもの
これで今自分は何に優先的に取り組まなくてはならないか、何が仕掛かり中だったのかすぐに把握することができる。何かをしながら仕掛かり中のタスクを頭の片隅にとどめておく必要がなくなるので目の前のことに集中しやすくなる。
上のフィルターだと、仕事とプライベートが混在した形になるのでプロジェクトの大分類となるものを条件に追加して、別々に抽出できるようにもしている。
((期限切れ | 今日) | (@doing[自分] | @doing[自分以外])) & ##仕事
((期限切れ | 今日) | (@doing[自分] | @doing[自分以外])) & ##プライベート
プロジェクトを指定するときにシャープを2つ並べてあげると、サブプロジェクトのタスクも抽出対象にしてくれるので、これで仕事とプライベートのタスクそれぞれのdoingタスクを抽出できるようになる。
さらに最近？Todoistが機能アップして、プロジェクトやラベル、フィルターをお気に入りに追加することでナビゲーションバーの上段に常に配置することができるようになった。doingフィルターを全体版、仕事版、プライベート版の3種類お気に入り登録しておくことで即座にdoingタスクを把握することができるようになった。
もう一つ、設定の一般の項目からスタートページを指定することができ、それを同期もできるのでdoingフィルタを最初にどの端末でも表示できるようにしている。
さいごに
10年近く前はああでもないこうでもないとあれこれ試行錯誤してたことを考えると、今は随分楽になった。でもあの時に悩んで試行錯誤してたからこそ今の状態にたどり着けたんだろうなとも思う。
この手のことはもう何も悩まなくていいかというとそうでもなくて、最近は仕事でもプライベートでも自分以外の人に動いてもらうことがとても増えたのでその辺の動きをどうハンドリングするかはまだ試行錯誤していくことになりそう。