タスク管理のツールをRemember the Milk（以下、RTM）からToodledoへ移行しました。
RTMはかれこれ2年ほど日々の生活に欠かせなくなるほどに使い込んでいたのですが、どうしても不便な部分があったので移行に踏み切りました。
RTMで不便だったこと
腰を据えて作業する際はWebブラウザからRTMを使うことが多く、この場合だとリストがタブで表示されるため、リストの数が多くなると図のように一気に視認性が悪くなります。GTDの思想に基づいて運用していたので、プロジェクトが増えてくるとRTMではプロジェクトに当たるリストの一覧性に欠ける部分がありました。
移行前に確認したこと
・扱うことができる項目
ToDo管理で扱う項目は、
- タスク名
- 期日（設定しないこともある）
- コンテキスト（タグや場所）
- 見積もり時間
で、Toodledoではどれにも対応していて移行するのに問題はなさそうでした。
・既存データの移行方法
RTMからToodledoへのデータ移行は結構大変です。
Toodledoのインポートオプションは充実していますが、エクスポート側のRTMのオプションが少ないのでインポート形式が限られます。RTM→ToodledoではカレンダーICS形式で書き出す方法が推奨されていました。
ツール移行実践
・データ移行
手順は以下のようになります。
- RTMからタスクをエクスポート
・設定 > 「情報」タブ > iCalendar イベントサービス（すべてのリスト）を選択
・URLがwebcalから始まっている場合、httpsに書き直してブラウザのアドレスバーに入力
- ・RTMのエクスポートデータであるicsファイルがダウンロードされる
- ToodledoのTools & ServicesのCalendarsからタスクをインポート
・Tooles & Services > Popular Tools & Services > Calendars
・Calendar Syncing > ICS Tasks Import から1.でダウンロードしたicsファイルを選択
RTM→Toodledoのデータ移行ではいくつか注意点があります。
Toodledoには納期をつけたタスクのみインポートされるようで、すべてのデータをインポートするには一時的にでも良いので納期なしタスクにデタラメな納期をつける必要があります（2020/01/01とかすべて同じ納期にするのがポイント）。
そして、インポート完了後にデタラメ納期を一気に削除します（後述のMulti Edit機能を活用）。
さらに困ったのはタグと場所の情報がメモ扱いになってしまうこと、リスト情報が全くなくなってしまうこと。個人的にリスト／タグ／場所はフル活用していたので、ここが手動で移行になってしまうのはすごく痛かった…
・データ整理
リストはフォルダを一つ一つ作成し、それに合わせてひたすらタスクを移動していきます。
データ移行で一時的につけたデタラメ納期とタグ／場所情報については一括修正「Multi Edit」を活用しました。この機能は検索時にしか使うことができ、検索結果に対してのみタスクの一括修正をすることができるようです。一括修正に関してはRTMの方が便利なようです。
移行完了〜運用開始
どの日にどんな項目がタスクとして設定されているのか、それぞれのプロジェクトで次にとる行動は何なのかが一目瞭然です。この一覧性はRTMではどうしても実現できなかったので、データ移行に手間はかかりましたが結果は大満足です。
これを実現しているキーとなる機能はソートで、Toodledoの優れている点として挙げられると思います。無料版でソート対象を2つ指定でき、有料版だと3つまでソート対象を決めることができ、リスト表示の条件をきめ細かく決めることができます。
GTDに則った運用方法については2010年のまとめとして別記事にまとめておこうと思います。
参考リンク
RTMからToodledoデータ移行方法
Toodledo内のヘルプ